|
๏วัตถุประสงค์
 การจัดทำระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
(อีเมล์) สำหรับตัวแทนนี้ เพื่อเพิ่มช่องทางการสื่อสาร
และแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร ระหว่างบริษัท ลูกค้า
และตัวแทน ให้มีความสะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น
และเพื่อเป็นการส่งเสริมศักยภาพในการขายของตัวแทนในขณะเดียวกัน
๏ระเบียบการใช้งาน ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
(อีเมล์)
ปัจจุบัน
ระบบอีเมล์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญสำหรับองค์กร
เพื่อใช้สื่อสาร
และแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานต่างๆ
และลูกค้า ผ่านระบบอินเทอร์เน็ต
และยังเป็นเครื่องมือที่มีค่ามากสำหรับองค์กรในการที่จะพัฒนาระบบต่างๆ
โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่มีการแข่งขันสูงเช่นในปัจจุบัน
ตัวเลขของจำนวนคดีที่มีการฟ้องร้องที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาสาระของข้อความในอีเมล์ของเจ้าหน้าที่ในองค์กรต่างๆเพิ่มขึ้นมากอย่างรวดเร็ว
ทำให้องค์กรฯมีความเสี่ยงในเรื่องต่างๆ
ไม่ว่ากับชื่อเสียงที่ไม่ดี
หรือความเสี่ยงในการถูกฟ้องจากการกระทำของเจ้าหน้าที่ในองค์กรที่ใช้ทรัพยากรขององค์กรไปในทางมิชอบ
หรือผิดกฏหมาย
ทำให้ความสำคัญในการจับตามองเนื้อหาสาระของอีเมล์ที่ใช้ในองค์กรเพิ่มขึ้นมาก
อย่างไรก็ตาม
เพื่อให้การใช้งานระบบอี-เมล์ของตัวแทนเป็นไปตามวัตถุประสงค์และนโยบายของบริษัท
รวมทั้งมิให้เป็นการผิดกฏหมาย บริษัท วิริยะประกันภัย
จำกัด
จึงจำเป็นต้องกำหนดระเบียบการใช้งานระบบอี-เมล์สำหรับตัวแทนไว้ดังนี้
1. ผู้ใช้ทุกๆ คนจะมี
User ID และ Password
ที่ไม่เหมือนใคร
ทำให้ตัวแทนท่านนั้น ต้องรับผิดชอบในทุกสิ่งทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการใช้
User ID และ Password
นั้นๆ
2. ผู้ใช้งานระบบพึงทราบว่า บริษัท วิริยะประกันภัย
จำกัด เป็น เจ้าของ Mailbox ของท่าน กล่าวคือ
Mailbox
ของท่านได้ถูกอนุญาตให้ใช้บนพื้นฐานของการทำธุรกิจขององค์กร
นั่นหมายถึงว่า ท่านเป็นตัวแทนขององค์กร
ในการใช้อีเมล์ในธุรกรรมนั้นๆ ถึงแม้ว่าองค์กรฯ
จะยอมให้ท่านใช้อีเมล์ของท่านในการใช้งานส่วนตัวบ้าง
ท่านก็ควรระลึกและสำนึกว่า
ข้อมูลข่าวสารในข้อความของอีเมล์นั้น
จะถือเป็นทรัพย์สินตามกฎหมายของบริษัท วิริยะประกันภัย
จำกัด ถูกบันทึก
และสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในศาลได้
๏
ข้อกำหนดทางด้านเทคนิคสำหรับอีเมล์สำหรับตัวแทน
1. เมื่อสมัครอี-เมล์แล้ว
ตัวแทนจะได้รับอี-เมล์ในรูปแบบ
username@agency.viriyah.co.th
2. กำหนดให้แต่ละ account มี mailbox size
100 MB
3. สามารถส่งเมล์พร้อมแนบไฟล์ได้ครั้งละไม่เกิน 5 MB
4. สามารถส่งเมล์ให้ผู้รับได้ครั้งละไม่เกิน 100 คน
๏
ขั้นตอนการขอใช้อีเมล์สำหรับตัวแทน
1.
ตัวแทนแจ้งขอใช้อีเมล์
โดยดาวน์โหลดแบบฟอร์มการขอใช้อีเมล์สำหรับตัวแทน
จากเว็บไซต์ของบริษัทวิริยะประกันภัย
กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน
จากนั้นนำมายื่นที่ จ.รับประกัน 3 หรือ จ.สารสนเทศ
หรือ ผจก.ศูนย์ฯ/สาขาของวิริยะประกันภัยที่ตนเองสังกัด
2.
ทางผู้รับเรื่อง (จ.รับประกัน 3 หรือ
จ.สารสนเทศ หรือ ผจก.ศูนย์ฯ/สาขา) ของวิริยะประกันภัย
จะสแกนแบบฟอร์มส่งผ่านทางระบบอินทราเน็ตมายังฝ่ายสารสนเทศ
3.
เมื่อผู้ดูแลระบบอีเมล์
ฝ่ายสารสนเทศทำการสร้างอีเมล์ให้ตัวแทนแล้ว
จะทำการแจ้ง username และ password ไปยังตัวแทนโดยตรง
ผ่านทางโทรศัพท์และอีเมล์ส่วนตัว
|
